找出每天都在重複貼上的那一段
收到表單後，把姓名與項目貼到試算表，再通知同事，月底重整一次報表。這類工作看起來零碎，卻很適合拿來討論第一個自動化流程。
優先挑選高頻、規則明確、結果容易核對的工作。 若每件申請都需要不同判斷，可以先自動整理資料與提醒，保留人的決定權。
用一張流程表，把需求說完整
以下用「內部設備借用申請」作為假設情境，並非已完成的客戶案例。目標先定為減少重複輸入，借用是否核准仍由負責人決定。
| 流程環節 | 要確認的內容 | 這個範例的安排 |
|---|---|---|
| 開始條件 | 什麼時候觸發？ | 收到一份完整的申請表 |
| 資料來源 | 哪些欄位從哪裡來？ | 申請人、設備、借用與歸還日期 |
| 資料檢查 | 怎麼知道能往下走？ | 日期正確、必填完整、申請編號未重複 |
| 人工決定 | 哪一步需要誰確認？ | 管理人員確認設備是否可借 |
| 完成結果 | 記錄在哪、通知誰？ | 更新借用清單，通知申請人 |
| 例外處理 | 失敗時怎麼接手？ | 留下待處理紀錄，由管理人員補正 |
討論時最容易漏掉最後一列。只有正常流程能跑通，還不足以讓同仁放心依賴。
第一次上線，先自動整理與提醒
在這個範例中，系統可以先把申請整理到清單，標示缺漏資料並提醒負責人。設備衝突、臨時延期與特殊借用，暫時保留人工處理。
等規則穩定後，再評估自動檢查庫存或產生歸還提醒。涉及付款、對外承諾或難以復原的異動，則應先定義核准與復原方式。
是否使用 AI 取決於工作內容。固定欄位、日期檢查與狀態通知通常可用明確規則處理；自由文字分類才可能需要另外評估 AI，並保留錯誤結果的修正方式。
怎麼估算值得不值得？
先記錄一週的件數與實際處理時間，再估計導入後仍需核對、處理例外及維護的時間。
每週可省時間 ≈ 原本人工時間 − 導入後的核對、例外處理與維護時間。
假設每週 50 件、每件輸入 6 分鐘，原本約需 300 分鐘。若導入後每件核對 2 分鐘，加上每週 40 分鐘處理例外與維護，估算可省 160 分鐘。這只是計算示例，不是保證成效，也尚未納入開發與訂閱費用。
如果只處理很少的件數，或每件規則都不同，先改善表單與欄位命名，可能就足以減少來回確認。
驗收不要只問「有沒有自動跑」
請準備正常申請、缺資料、重複提交及外部服務中斷四種情境。核對資料是否正確、重試會不會產生兩筆、失敗有沒有通知，以及誰能重新執行。
先以測試資料並行驗證，再依約定切換。保留原有工作方式與處理紀錄，讓同仁在異常時有可接手的入口。
既有試算表和工具，可以先留下來
開始前盤點它們是否提供可用的 API、匯入匯出或其他允許的資料交換方式，再確認權限、頻率及費用。無法穩定介接的工具，可能比畫面開發更影響成本。
帶一份去除個人資料的表單、目前使用的欄位，以及最常出錯的一個步驟，就能開始討論流程改善。也可以先看數位整合服務，確認需求比較接近單一步驟改善，還是跨系統整合。